Biuro darbuotojams dažnai tenka siųsti laiškus faksu. Atvejai gali būti visiškai skirtingi, tačiau ką daryti, jei pirmą kartą susiduriate su tokia problema ir visiškai neįsivaizduojate, kaip išsiųsti laišką faksu.
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurkite savo laišką „MS Word“, naudodami šabloną, kurį galite naudoti „MS Publisher“įmonės logotipui pridėti. Naudokite „MS EXEL“, jei reikia kurti ir siųsti faksogramas skaičiuoklėms. Jei siųsite paveikslėlius, jie turi turėti.jpgG plėtinį.
2 žingsnis
Atminkite, kad standartinės laiško, kurį galima siųsti faksu, dydis yra A4 formato puslapis. Rašymui reikalingas šriftas yra bent 10 taškų dydžio. Dėl šios priežasties geriausia visas mintis laikyti viename lape, kad nereikėtų siųsti informacijos keliuose puslapiuose.
3 žingsnis
Aiškiai ir glaustai nurodykite visą informaciją. Laiške, kurį išsiųsite faksu, parašykite tik tai, kas bus naudinga ir įdomu jūsų adresatui. Jei, pavyzdžiui, jums buvo išsiųstas konkretus prašymas, atsakykite tiksliai į jį, nenukrypdami nuo temos ir pan.
4 žingsnis
Nedėkite į raides mažų paveikslėlių ar piešinių, nes jie gali būti neryškūs, todėl adresatas gaus tik neigiamą nuomonę apie jus ar jūsų įmonę. Pranešimo pabaigoje būtinai nurodykite savo adresą, telefono / fakso numerį ar kitą kontaktinę informaciją.
5 žingsnis
Atspausdinkite savo laišką. Patikrinkite, ar dokumente nėra spausdinimo kokybės, jis turi būti geras, visos raidės turi būti aiškios ir neryškios, kad gavėjas galėtų susidaryti tekstą. Jei radote trūkumų, ištaisykite juos ir vėl atspausdinkite laišką.
6 žingsnis
Atidarykite faksogramos dokumentų tiekimo dėklą. Paprastai jis yra mašinos gale. Įdėkite laišką laišku žemyn. Jei turite kelis lapus, patikrinkite, ar jūsų fakso aparatas palaiko masinį siuntimą, jei ne, turėsite įterpti kiekvieną lapą atskirai.
7 žingsnis
Palaukite pyptelėjimo, mašina turėtų paimti popierių. Surinkite savo gavėjo fakso numerį. Palaukite atsakymo kitame laido gale.
8 žingsnis
Prisistatykite ir nurodykite, kad norite siųsti faksą. Paspauskite mygtuką „Pradėti“kartu su adresatu (paprastai jie sako: „Pradėti“). Faksas bus išsiųstas, jei bus atlikti visi veiksmai. Nekeiskite vamzdelio, kol popierius nepraeis iki galo per mašiną.
9 žingsnis
Spustelėkite mygtuką „Susisiekite“ir nurodykite, ar jūsų laiškas išsiųstas adresatui (ar faksas praėjo). Jei ekrano kokybė yra prasta, bandykite dar kartą atlikti visus veiksmus.
