Šiuolaikinis žmogus yra priverstas turėti el. Be jo neįmanoma registruotis įvairiuose interneto projektuose, kurti paskyrų socialiniuose tinkluose ir gyventi visavertį verslo gyvenimą. Ten, kur yra didelis informacijos srautas, turi būti tvarkos palaikymo taisyklės.
Ar kada bandėte suskaičiuoti, kiek el. Laiškų į jūsų pašto dėžutę gaunama kiekvieną dieną? Kartais jų skaičius yra didesnis nei šimtas, ir tai nėra riba. Visiškai akivaizdu, kodėl tokiame informacijos sraute sunku rasti tikrai svarbių raidžių. Kaip galite susitvarkyti viską savo laiške ir ateityje išvengti šio chaoso pasikartojimo?
Problemos šaknis
El. Paštas yra klasikinis komunikacijos kanalas, per kurį ir toliau keičiamasi informacija profesinėje aplinkoje. Savo el. Paštu gauname pranešimus, projekto dokumentus, sąskaitas už apmokėjimą, būsimų verslo partnerių kontaktus ir kt. Chaosas elektroniniame laiške sukuria netvarką galvoje: negali surinkti savo minčių, prisiminti svarbių duomenų, lengva ką nors pamiršti, sunku kažką rasti …
Taigi laiko trūkumas ir paprastas dirglumas. Taigi, kodėl gi ne kartą sutvarkius savo el. Paštą ir visą laiką jį nuolat palaikant? Patikėkite, malonu dirbti su tokiu paštu!
Tvarkyti daiktus
Įpraskite gaunamą korespondenciją rūšiuoti į kategorijas: darbo, asmeninę, pramoginę, įdomią ir kt. Jūs netgi galite pradėti rūšiuoti raides pagal pavardę, jei to tikrai reikia. Būtinai naudokite standartines savo tarnybos etiketes: pažymėkite raides kaip svarbias, padėkite jas žvaigždutėmis ir kitais skiriamaisiais ženklais. Nepalikite nereikalingų el. Laiškų bendrame kataloge - nedelsdami pažymėkite juos kaip „šlamštą“. Taip pat nepakenks atsisakyti nereikalingų laiškų.
Išmokite dirbti su raidžių grupėmis. Tiesiog pažymėkite tam tikrą gautų laiškų, turinčių panašias charakteristikas, skaičių ir nusiųskite juos į atskirą katalogą, ištrinkite arba pažymėkite. Tai padeda efektyviai išspręsti painiavos problemą dideliu gaunamų el. Laiškų srautu.
Gavę svarbius el. Laiškus, bet negalėsite iškart atsakyti, pažymėkite juos turtingiausia standartine etikete: kitą kartą, kai pradėsite el. Paštą, pirmiausia juos pastebėsite ir atsakysite. Jei to nepadarysite iš karto, svarbūs laiškai pasimestų tarp kitų, ir jūs nuvilsite žmogų arba neturėsite laiko padaryti ką nors svarbaus.
Yra laiškų, kuriuos visiškai nėra prasmės saugoti. Jei tikrai žinote, kad gautas laiškas yra aiškiai šlamštas, nedelsdami jį ištrinkite, net neatidarydami. Priešingu atveju jūs kiekvieną kartą suklupsite ir gaišite laiką skaitydami pavadinimą. Vienos raidės tome praleisite kelias sekundes, tačiau kai jų bus daug, laiko gaišimas pasirodys gana apčiuopiamas.
